Sin dudas el impacto del mundo digital dentro de la empresa es un factor importante de aprovechamiento de la tecnología, y también de conflictos hacia adentro de la misma.
Desde el ingreso de Internet al mundo empresario se abrió una ventana de la empresa al mundo exterior que es muy positiva, pero a su vez agrega interrogantes:
¿cómo se debe proceder en el uso de las mismas y sus limitaciones?
La navegación por páginas web que no tienen que ver específicamente con la tarea que se desempeña en el puesto de trabajo, la posibilidad de chatear con cualquier persona que se encuentra “extra muros” de la empresa, el uso de la telefonía celular personal con todas las variantes de uso cada vez más intensivas en la dedicación de tiempos a la misma. Todo esto invade el espacio de trabajo y genera confusión en cuanto a la productividad de las personas.
Como en todos los casos el abuso de una herramienta genera malestar, no solo en los dueños de la empresa sino en todos los integrantes de la misma.
Situaciones y casos que se presentan a diario:
- Estar hablando con alguien que requiere tu atención y la persona con la que hablas no deja de ver su móvil y sigue chateando.
- Llamar a alguien que está cercano a vos y no te contesta porque está con los auriculares clavados en los oídos y no te escucha.
- Estar en una reunión de trabajo y alguien permanentemente se levanta a atender el teléfono y en general no es por ningún tema urgente que no pueda esperar que termine la reunión.
- Vos estas tratando de solucionar un tema muy complejo que requiere de ayuda del equipo y un compañero de trabajo está navegando en internet y no se da cuenta de que estas solicitando ayuda.
- Estas concentrado en algún tema que lo requiere y no para de sonar el teclado del móvil o el vibrador del móvil de tu vecino de puesto de trabajo.
La mayoría de estas situaciones generan tensión y una acumulación de sensaciones encontradas que desgastan la relación del equipo de trabajo de la empresa.
Pueden suceder también situaciones más comprometidas cuando alguien muestra una situación de trabajo grabando un video o un audio de algo que sucede en la empresa y se hace público. Entonces se expone no solo a la empresa sino a sus propios compañeros de trabajo. Esto hasta puede generar situaciones legales no deseadas para las personas o las empresas.
Existen casos extremos donde el uso de dispositivos móviles no autorizados, pueden generar situaciones complejas y comprometidas y deben ser tratadas de manera prioritaria y con definiciones claras y precisas, veamos algunos ejemplos:
- Vemos un policía armado en una guardia específica chateando por teléfono.
- Un chofer profesional usando el teléfono mientras maneja. En el peor de los casos enviando mensajes.
- Un puesto de atención al público donde hay una cola de personas esperando y la persona no atiende porque se dedica a atender su teléfono móvil.
- Un conductor profesional con auriculares puestos mientras maneja.
¿Qué hacemos entonces para generar un ambiente laboral razonable para todos?
Una visión es prohibir todo lo que no consideramos que NO corresponde al ambiente laboral:
- Limitar el acceso a Internet solo a las páginas habilitadas por la empresa.
- Prohibición del uso de la telefonía móvil dentro de la empresa.
- Prohibir el uso de herramientas de chat que se conectan fuera del ámbito laboral.
- No permitir el uso de dispositivos de reproducción musical móviles.
- , etc., etc.
Esto requiere de tareas de administración centralizada y puntos de control muy específicos y la permanente observación de nuevas herramientas digitales móviles. Por ejemplo, cuando vamos a ver una obra de teatro y nos solicitan que apaguemos los teléfonos móviles o cuando despega un avión, pero todavía nadie nombra los relojes digitales que emiten luz y se conectan a internet. Es una lucha permanente y costosa. Estamos cada día más interconectados y con más dispositivos disponibles.
¿Podemos imaginar otro escenario donde integrar la tecnología al ámbito laboral?
Creemos que es el camino más interesante para explorar y desarrollar. Tenemos que lograr un equilibrio entre el uso de la tecnología en forma positiva y el abuso de la misma.
El concepto central es acordar entre todo el equipo de trabajo una “Norma de convivencia digital”.
¿De que se trata esto?
Se genera una reunión de trabajo donde se nombran los puntos de conflicto y los mismos no se enfocan dentro del esquema empresa / empleado, sino dentro de la relación humana diaria de las personas que conviven en una empresa.
Tenemos que definir punto a punto que hacer con las situaciones que se plantean, no con las nuevas tecnologías que impactan en la empresa. Por ejemplo, podemos tomar una primera medida simple:
- Si estamos en una reunión grupal los teléfonos móviles quedan afuera en una caja donde se recolectan los mismos. Cuando yo hablo quiero que me escuchen y me vean, lo mismo cuando es otro el que habla.
Entonces comenzamos a crear un clima de convivencia consensuado.
Podemos ir sumando por medio de las propuestas del mismo equipo de trabajo otras pautas de convivencia que nos permitan mejorar el clima laboral.
Entonces tendremos una “norma de convivencia digital” consensuada y no impuesta, donde se deberá monitorear para evitar desvíos y mejorar cada punto de la misma.
El camino es incorporar las nuevas tecnologías para mejorar la productividad y permanecer comunicados con nuestros clientes. Aislarse tiene un costo mayor.
Gustavo Segnini
gsegnini@sperto4d.com
Julio de 2017